RETO DEL SPOOC "¿GESTIONAS EFICAZMENTE TU INFORMACIÓN?"

PLAN DE GESTIÓN UTILIZANDO POWTOON

¿Tienes tu ordenador saturado de documentos, programas y aplicaciones que después te resultan difíciles de localizar? Entonces este SPOOC (Self-Paced Open Online Course) es para ti, pues nos enseña cómo se gestiona un sistema de archivos y las normas que rigen su funcionamiento. Además, nos permite conocer sus componentes y las sencillas normas para nombrarlos, con lo que podremos organizar, almacenar y recuperar archivos de forma más eficiente, adaptando esa gestión a nuestras propias necesidades.

En mi caso, no me ha resultado difícil realizar pequeñas mejoras en la gestión de mi información, pues ya desde hace años trato de estructurarla de forma jerarquizada en carpetas y subcarpetas con nombres sencillos pero precisos. Sin embargo, este curso me ha abierto la curiosidad sobre los diferentes tipos de almacenamiento en la nube: Dropbox, Google Drive, iCloud, Onedrive, Dataprius o We Transfer, entre otros. Nos decantaremos en uno u otro dependiendo de lo que necesitemos de él y fijándonos en aspectos como la compatibilidad con nuestro sistema operativo, su capacidad máxima de almacenamiento o si posibilita la sincronización en línea con otros usuarios.

Un primer consejo a tener en cuenta es separar tus asuntos personales de tus asuntos profesionales. También es recomendable utilizar nombres cortos y sin tildes ni caracteres especiales (^ ~ ' " ` * ? [ ] ! & < >), pues tus archivos podrían verse alterados si los cambias de sistema operativo. Mi ejemplo de organización es el siguiente:

En niveles de organización más profundos es aconsejable clasificar tus archivos por año o por curso. Además, si tienes varias versiones de un mismo archivo deberías añadirle al nombre una terminación que te indique de qué versión se trata (nombredelarchivo_V1; nombredelarchivo_V2).

En cuanto al almacenamiento, debemos recordar que el disco duro no es la única opción para guardar tu información. ¡Procura hacer copias de seguridad en memorias externas, pendrives, tarjetas o en la nube! Eso sí, utiliza contraseñas de acceso para asegurar aquello que consideres confidencial.

Algunos servicios de nube, como los conocidos Google Drive o Dropbox, permiten sincronizar aquello que selecciones entre varios dispositivos e incluso compartirlo con otros usuarios para compartir, editar o crear de forma colaborativa, todo ello dependiendo de los permisos que vayas concediendo.

Si tu archivo está en tu ordenador, pero no sabes dónde, recurre al buscador. Para encontrar de manera más sencilla lo que buscar puedes recurrir a los metadatos (los datos de los datos). Los metadatos describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos, y pueden ser automático o agregarse de forma manual. Etiquetando tus archivos podrás recuperarlos más fácilmente.

Si tu archivo se ha borrado tienes varias opciones:

• Revisar la papelera de reciclaje o buscar versiones de recuperación de archivos.
• Restaurar la copia de seguridad del propio dispositivo.
•  Descargar y utilizar programas de restauración de archivos, como Recuva o Mac Data Recovery.

El reto que nos propone este curso es el diseño de un plan de gestión de archivos (organización, almacenamiento y recuperación) utilizando un vídeo o video-tutorial, una presentación o un mapa mental. Esta vez me he decido aventurarme con un vídeo probando una nueva herramienta, PowToon, que nos posibilita exportar nuestras creaciones a la plataforma de YouTube.

PowToon es un software en línea cuya función es la producción de vídeos y presentaciones animadas. Te registras de forma gratuita y, aunque sería preferible que se pudiese descargar para trabajar sin conexión, puedes utilizar una versión de prueba con infinidad de plantillas, opciones de texto, personajes, sonidos, imágenes, objetos, efectos...¡Me tiene fascinada! Su manejo es muy intuitivo, sencillo incluso para quienes no estén muy acostumbrados a la edición de vídeos. Además, puedes compartir tu obra en redes sociales. ¿A qué esperas para probarlo?